Organização e Produtividade
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Quantos tomates vale sua produtividade

Não é segredo que estamos com uma capacidade de foco cada vez menor. Em um trabalho que exige diversidade e flexibilidade de produção, como o de quem trabalha com conteúdo, e que ainda vem recheado de distrações com a constante interação de objetos pessoais com o trabalho (seu facebook ou celular), matar pauta virou questão de foco.

Tá com preguiça? Pula pro final do texto – Produtividade ao Sugo – e seja feliz.

Produtividade ao Sugo: Aplicando o método Pomodoro
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A técnica pomodoro

Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo desenvolvido no fim dos anos 80 por Francesco Cirillo. Francesco, como vários de nós, estava num vale de baixa concentração e tinha que estudar para as provas. Ele teve a ideia de usar um timer de cozinha – em formato de tomate, daí o nome da técnica – para agrupar seus tempos de estudo com tempos de descanso. Com a prática e algum empenho, Francesco desenvolveu o método em um livro e, atualmente, é uma das opções mais usadas para quem quer controlar seu tempo e ser mais produtivo.

Como fazer Pomodoro

O método é bastante simples. Não vou me prolongar em te ensinar os pormenores da técnica, você pode verificar os detalhes no próprio e-book, no site oficial, e no blog do Ramon. Resumindo, você vai precisar de:

  1. Uma lista com as tarefas que você quer concluir
  2. Um cronômetro
  3. Trabalhar por 25 minutos ininterruptos
  4. Descansar por 5 minutos
  5. Após 4 pomodoros (25 minutos), fazer uma pausa entre 10 e 30 minutos.

Metodo pomodoro

Método Pomodoro para gerenciar equipes
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Aplicando a Técnica Pomodoro na rotina

O que rolou comigo

Pra quem não me conhece, meu nome é Anna, eu trabalho em uma agência de publicidade e tenho dois problemas:  perco o foco muito fácil e tenho que gerenciar uma equipe com gente que também perde o foco muito fácil (como toda equipe).

Tentei listas de tarefas (com Evernote, Wunderlist e papel e caneta mesmo), tentei usar gerenciador de tarefas (testei o Basecamp, Redmine, Runrun.it e Trello), workflow, cronograma, enfim… Dê um nome e é possível que eu tenha testado; mas mais dia, menos dia eu embananava tudo e perdia o foco de novo.

Comecei o método pomodoro do jeito que é ensinado, cada 25 minutos é uma tarefa, você marca as interrupções, etc. O problema começou já no fato de 25 minutos serem muito para conferir o andamento de anúncios, por exemplo, e pouco pra fazer um planejamento. O método precisou ser adaptado.

No original, se você terminar uma tarefa antes dos 25 minutos precisa se dedicar a ela pelo resto do tempo que falta. Imagine que isso não soa produtivo para o ritmo de uma agência de publicidade.

Decidi usar o pomodoro como um bloco de tempo para concluir as tarefas da lista – e ia anotando cada desempenho (dentro do bloco de tempo) em uma planilha. Exemplo: Se eu levava 15 minutos para revisar um anúncio e 10 minutos fazendo curadoria de conteúdo, anotava os tempos dentro das respectivas colunas – uma para anúncio, outra para curadoria

Isso permitiu uma flexibilização do método e controle da minha produtividade em uma projeção semanal e mensal. A lista de tarefas principais eu mantinha (e mantenho) usando o Trello, a lista da pauta diária foi escrita à mão e a planilha servia como acompanhamento geral.

O que mais gosto no Pomodoro é que ele me permite unir o analógico ao digital. Olhando de fora pode parecer bem complexo usar uma lista de tarefas, um gerenciador de tarefas, uma planilha e um aplicativo pra te ajudar a fazer as coisas, mas comigo funcionou.

Pomodoro para gerenciar tempos coletivos

Testei o pomodoro sozinha por duas semanas. Separei minha lista de tarefas, baixei o aplicativo e estava lá super concentrada tentando desenrolar as coisas.  Foi quando começou um a tirar dúvida, outro a questionar algo, etc. Ficou bastante claro que não é possível fazer pomodoro sozinho se você trabalha em equipe.

Na época, a gente estava com um problema grande de produtividade na empresa, muitas coisas atrasando e tarefas sendo refeitas com constância. Sentei todo mundo, mostrei o pomodoro e fiz “vamos testar isso por uma semana e aí vocês me dizem o que acharam”. Todos da equipe ajustaram os cronômetros e fizemos pomodoros coletivos.

A produtividade aumentou de uma forma assustadora. Não só conseguimos correr atrás das pautas atrasadas, mas também adiantar pautas da outra semana. Resolvido né? Método instituído.

Duas semanas depois eu quis mensurar a produtividade da equipe e instaurei planilhas pessoais para medir o tempo de cada um – aquelas mesmas planilhas que eu usava pra mim -. As regras eram simples:

  • Terminou a tarefa, anota na planilha quanto tempo levou;
  • Não pode passar mais que dois pomodoros seguidos na mesma tarefa. Caso aja necessidade de mais pomodoros para aquela tarefa, faça um tempo de outra pauta e depois volte para a tarefa pendente no pomodoro seguinte;

A ideia geral era medir quanto tempo a equipe levava para desempenhar certas tarefas e, assim, a gente se organizar melhor. Boa na teoria, péssima na prática.

Acredito que a ideia foi muito metódica, por isso não funcionou – não é todo mundo que funciona desse jeito -.  Para mim, funciona até hoje. Ajuda melhor a entender meus próprios ciclos de produtividade (ninguém é 100% produtivo o tempo todo) e como melhor contornar isso. Ajuda a enxergar meu trabalho com pé no chão, a dar prazos mais realistas e conseguir encaixar pautas de forma mais eficaz, com a certeza de que eu vou conseguir cumprir aquilo.

Para quem curte planilhas e métodos, deixo um modelo disponível nesse link: clica aqui para ter a planilha! É só criar uma cópia para o seu drive e ser feliz.

tecnica pomodoro como fazer

 

Pomodoro para estudar e escrever

Usar a técnica na agência foi bom, mas usar para estudar foi melhor ainda.

Por causa desse meu problema de foco, estudar assuntos de trabalho sempre foi um sofrimento. São duas linhas de leitura para quatro de como eu posso aplicar isso. Na teoria parece mágico, mas na prática é sinônimo de pouca absorção do conteúdo e muitos livros pela metade. Não o bastante, demoro 15 minutos para engatar em uma leitura.

Quando comecei a testar o Pomodoro pra estudar e escrever me veio logo esse problema dos 15 minutos. Mal conseguia me concentrar na história e o alarme do Pomodoro disparava. Também os tempos de 5 minutos de intervalo só faziam tirar toda o pouco foco que eu havia adquirido.

Reajustei o tempo do cronômetro para 30 minutos de estudo com intervalos de 15 minutos para revisão. Depois de 4 tempos de 30 minutos (ou parava de estudar) tirava 45 minutos de folga.

Para estudar também me apoio no analógico e no digital. Enquanto leio, tiro notas em um caderno e faço marcações nos livros ou e-books. Nos 15 minutos de revisão a meta é organizar essas anotações em um DOCs, com as citações transcritas. Dessa forma, reviso o conteúdo e organizo as anotações para futuras referenciações a um cltr + F de distância 😉

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Produtividade ao sugo

O importante de levar em consideração na hora de aplicar o Método Pomodoro é que cada caso é um caso. Se pra você é muito complexo agregar um gerenciador, uma lista e uma planilha, vai no papel e caneta mesmo. O importante é seguir um fluxo de demandas sem perder o foco. 

Dê um tempo para se adaptar ao método. Não desista nos primeiros dias! É natural você se desconcentrar com facilidade nas primeiras vezes, mas adaptar o método é a chave para encontrar o que dá certo para você.

Não correlacione produtividade com quantidade de tarefas desempenhadas. Não adianta nada fazer meio mundo de coisa e tá tudo mal feito ou precisando refazer. Isso não é ser produtivo.

Não se deixe enganar pelo mito da multitarefa. Ser multitasking é quase obrigação de quem se candidata a uma vaga hoje em dia, mas isso é só balela para empresa fazer você trabalhar em cinco coisas te pagando por uma só. Você nunca vai fazer uma coisa bem feita se tiver fazendo duas ao mesmo tempo.

Usando o método Pomodoro para escrever e estudar
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> Links úteis:

Compre um cronometro em forma de tomate (muito fofo, gente)

Pomodoro timer online

Extensão do pomodoro para o Chrome

12 aplicativos Pomodoro para seu smartphone (eu uso o pomodoro time pro e gosto muito! quando tinha android usava o Brain Focus, que é simples e eficiente)

No site oficial tem dicas do que fazer com seus minutos de folga 😉 (em inglês)

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1 comentário

  1. Pingback: Testando gerenciadores de tarefa: Trello | BACANAL

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