Organização e Produtividade
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Testando gerenciadores de tarefa: Trello

Lançado o mercado em 2011, o Trello parece pasta de dente em comercial da colgate: 9 em cada 10 Gerentes recomendam. Faz dois anos que a ferramenta faz parte da minha organização pessoal e profissional e tem sido aquele ponto de equilíbrio que ajuda a administrar equipe e projetos pessoais ao mesmo tempo.

O Trello é bom?

A ferramenta é muito funcional pra pessoas altamente visuais e para Gerentes de Projeto que utilizam metodologias ágeis, como o Scrum.  Alguns pontos positivos do Trello:

Sincronização de contas

A ferramenta está disponível para download para Android, iOS, Kindle Fire e Windows 8 ou Windows 10 e também é compatível com os navegadores Chrome, Firefox e IE. As contas são vinculadas e qualquer modificação feita no seu smartphone vai ser automaticamente atualizada na versão web.

Add-ons

Existem várias extensões e power-ups disponíveis para aprimorar sua experiência com a plataforma – e, acredite em mim, faz toda a diferença.

Interface visual e amigável

É muito fácil entender como o Trello funciona sem precisar ler tutoriais. A movimentação dos cards é flexível e permite uma administração completa do trabalho da equipe de forma rápida e didática.

Personalização máxima

Dentro da ferramenta, o administrador pode adicionar e remover membros da equipe por cada board ou cartão. É possível organizar o fluxo da forma que ficar melhor para a equipe ou para o desenvolvimento de teu projeto pessoal. Os add-ons adicionam ainda cores, prazos e outros artifícios visuais para facilitar mais ainda a realização da tarefa.

Modelos de boards para o Trello

Modelo de Board para administrar seus freelas

Modelo de board para administrar seu blog ou canal do youtube

Modelo de board para gerenciar pequenas equipes

Modelo de board usando SCRUM. Pode ser aplicado a planejamento de viagens, projetos pessoais ou qualquer outro tipo de empreendimento.

Como usar o Trello

A techtudo tem dois tutoriais muito bons sobre como usar o trello e como excluir stickers, cards e boards dentro da plataforma. A própria ferramenta disponibiliza um webinar gratuito explicando suas melhores práticas. No mais, a gente dá umas dicas de como usar o melhor que a ferramenta tem para oferecer.

@ menções

Mencione facilmente membros do time adicionando um @nomedousuario dentro do cartão que você deseja

Adicionando etiquetas com facilidade

para adicionar uma etiqueta na hora que esta criando o card basta colocar #nomedatag e dar enter. A tag vai ser incluída automaticamente quando você terminar de criar aquele cartão

Adicione mais de um e-mail no mesmo perfil

Teu time trabalha com o Trello e tu também usa a ferramenta para projetos pessoais? Não precisa fazer dois perfis, é só adicionar o e-mail pessoal (ou e-mail do trabalho) dentro de um perfil só. Você vai poder participar dos boards da equipe e criar seus próprios boards secretos.

Filtre cartões rapidamente

Através do menu é possível filtrar cartões por etiquetas, prazos (em uma semana, hoje, atrasado, etc) e membros

Habilite notificações

Quem trabalha com gestão de time no trello é interessante ter as notificações do desktop ativadas. É só ir no teu perfil > configurações > permitir notificações

Melhores power-ups do Trello

Não faz muito tempo que a ferramenta habilitou os power-ups, que nada mais são do que as principais extensões associadas ao Trello adicionadas diretamente pelo site. Na versão gratuita você pode ter um power-up, mas não te preocupa que ele pode ser trocado sempre que for preciso. Existem quase 20 possíveis power-ups, mas só vamos falar dos principais e mais úteis para o público geral.

Calendário

Se você tiver que ter um power-up, esse é o que você precisa. Ao ativar a ferramenta é criado um link, ao lado do link de mostrar menu, que vai te dar uma visão geral das tarefas do mês de acordo com as datas. É bem simples e eficiente.

Automate by Zapier

A melhor coisa desse power-up é que ele te liga a mais de 750 outras extensões. O foco da ferramenta é automatizar o workflow na plataforma. É muito interessante para quem trabalha com times e grandes projetos. Então quem usa gmail, slack, github, evernote, google calendar, etc, pode criar cards para o Trello através das plataformas veiculadas.

Card Repeater

Tem alguma tarefa que precisa ser repetida com frequência? Usar esse power-up te salva o tempo de criar novos cartões.

Elegantt for Trello

Uma das pequenas descobertas da ferramenta foi o Elegantt. Particularmente útil para quem trabalha com times, esse power-up permite que você veja de forma didática como está o rendimento de cada membro e o status de finalização do projeto. Também é possível estabelecer milestones e – o melhor – criar co-dependência entre as tarefas.

Burndown for Trello

Quem trabalha com a Scrum no Trello precisa desse power-up. A ferramenta permite ao administrador visualizar as tarefas em gráficos de Burndown. O melhor? O power-up é compatível com a extensão  Scrum.

Melhores extensões para o Trello

Agile Scrum for Trello

Essa extensão possui muitas ferramentas dentro de uma coisa só. Contando com um sistema de pontuação, estimativa de tempo para a task e progresso da tarefa, o Agile Scrum é essencial para expandir as possibilidades do Trello na hora de gerenciar equipes.

Pomello

Quem conversou dois minutos comigo sobre organização e produtividade me ouviu citar a Técnica Pomodoro . Com o Pomello é possível juntar Trello e Pomodoro em uma única extensão. A ferramenta é super completa, te dá relatórios de produtividade e registra dentro dos cards a quantidade de pomodoros e intervalos que você levou para concluir a tarefa.

Toggl

Toggl é um timmer super personalizável que também tem uma extensão para o trello. Do mesmo jeito que o Pomello, com o Toggl você pode visualizar o tempo gasto por card. É uma ótima opção para grandes projetos em equipe. Os relatórios da ferramenta também são ótimos.

Card Color Titles for Trello

Uma das minhas extensões favoritas. O card colors titles (não confundir com card colors – esse é outra extensão) é o tipo de coisa pequena que faz toda a diferença. O que ele faz é mostrar o nome das etiquetas e não só uma barrinha com a cor delas.

Trello

A própria plataforma tem uma versão em formato de extensão que facilita a vida de muito gerente por aí. Com a extensão é possível buscar quadros diretamente através da barra de endereços e adicionar novos cartões diretamente através do ícone do Trello na barra, sem precisar abrir o site.

Vale a pena pagar o premium do Trello?

Depende.

O Trello possui dois tipos de premium: o gold e o business class . Com o Gold, sua conta terá acesso a personalização de plano de fundo, mais stickers, mais espaço para subir arquivos e direto à 3 power-ups. Já o Business Class é focado na organização, integração e segurança dos times no Trello. Esse modelo vai permitir que todos os membros do teu time tenham a versão Gold e te gera melhores relatórios do fluxo de trabalho.

Para quem utiliza a plataforma querendo desenvolver projeto pessoal, como blogs ou canais do Youtube, não vejo razão em adquirir contas premium. Já os gerentes que trabalham com equipes de médio e grande porte, utilizar o Trello sem o business class vai ser um pouco mais difícil. O valor é pago por usuário, então o preço pode ficar um pouco salgado no final.

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